Xuất phát từ Nhật Bản, mô hình 5S với các bước Seiri (Sàng lọc) – Seiton (Sắp xếp) – Seiso (Sạch sẽ) – Seiketsu (Săn sóc) – Shitsuke (Sẵn sàng) là phương pháp để góp phần tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả ở mỗi cơ quan, tổ chức. 5S còn góp phần nâng cao tinh thần trách nhiệm, chuyên nghiệp trong tổ chức công việc, đồng thời giảm thiểu các yếu tố gây nên căng thẳng thường thấy ở nơi làm việc.
Nhận thức được tầm quan trọng của mô hình 5S, ban lãnh đạo PVFCCo đã sớm áp dụng tại cơ sở sản xuất là Nhà máy Đạm Phú Mỹ. Từ thực tế áp dụng và hiệu quả thu được tại nhà máy, Tổng công ty quyết định triển khai chương trình này tại Khối văn phòng tổng công ty.
Năm 2021, PVFCCo thành lập Tổ triển khai và giám sát việc thực hiện chương trình 5S tại khối Khối văn phòng tổng công ty, đồng thời ban hành tài liệu hướng dẫn thực hiện chương trình.
Mục tiêu của PVFCCo là thông qua việc triển khai 5S sẽ tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp – an toàn – xanh – sạch – đẹp tại khối cơ quan tổng công ty, với tiêu chí nơi làm việc tốt hơn, sạch hơn, ngăn nắp hơn, các hồ sơ và công cụ làm việc được sàng lọc, sắp xếp một cách khoa học. Qua đó nâng cao sự an toàn và hiệu quả cho công việc, đồng thời giảm thiểu lãng phí, giúp tiết kiệm chi phí cho hoạt động của tổ chức cũng như tổn hao về thể lực, trí lực và tinh thần của cán bộ nhân viên.
Mục đích cuối cùng của 5S không phải chỉ là tạo nên hình ảnh một văn phòng đẹp về hình thức, mà là nâng cao hiệu quả công việc một cách thực chất.
Công tác chuyển đổi số cũng đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai 5S. Với việc số hóa các văn bản giấy, hình ảnh các đống hồ sơ, văn bản ngổn ngang trên bàn làm việc, các dãy tủ hồ sơ chứa đầy tài liệu, chiếm không ít không gian trong văn phòng, trong các kho lưu trữ dần biến mất. Thay vào đó, các cơ sở dữ liệu số hóa, tập trung, được sắp xếp khoa học để người có quyền truy cập đều có thể tìm ra tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng.
Để thực hiện tốt 5S và để 5S trở thành văn hóa nơi làm việc, Tổ triển khai 5S của PVFCCo đã tổ chức các lớp đào tạo cho cán bộ nhân viên, phát động phong trào thực hiện 5S gắn với xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường hướng dẫn và thực hành 5S tại các cấp, chú trọng áp dụng chuyển đổi số vào 5S, tổ chức và thực hiện nghiêm các hình thức đánh giá và báo cáo hàng tuần, hàng tháng kết hợp với các hình thức khen thưởng kịp thời đối với những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện công tác 5S.
Nhờ đó, chương trình 5S ở Khối văn phòng tổng công ty đã và đang mang lại kết quả tích cực, nhận thức và ý thức thực hiện 5S của cán bộ nhân viên không ngừng nâng cao.
Khen thưởng kịp thời các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực hiện 5S.
Đánh giá từ Tổ triển khai 5S cho thấy nhờ áp dụng chương trình này mà các khu vực làm việc và khu vực sinh hoạt chung tại tất cả các tầng đều sạch sẽ, thông thoáng…, từ đó, hiệu quả làm việc của Khối văn phòng tổng công ty được nâng cao một cách đáng kể.
Theo đại diện tổng công ty, chương trình 5S đã trở thành chìa khóa góp phần tạo nên môi trường làm việc hiệu quả, văn minh và chuyên nghiệp tại PVFCCo.
Cán bộ nhân viên được khuyến khích áp dụng 5S tại chính ngôi nhà của mình, tạo nên một tổ ấm hiện đại, khoa học, tạo cảm hứng khi làm việc và tận hưởng cuộc sống của mỗi người.
